Estas son las 10 mejores software CRM para tu clínica dental:
1. Akeito
2. Dentsply Sirona Cloud CRM
3. Dentrix Ascend
4. Doctible
5. NexHealth
6. Open Dental
7. Curve Dental
8. CareStack
9. Solutionreach
10. PatientPop
Optimiza la gestión de tu clínica dental con un CRM y mejora la organización, la comunicación y la experiencia de tus pacientes.
Una administración eficiente no solo ahorra tiempo, sino que también impulsa el crecimiento de tu clínica.
En el sector dental, un CRM (Customer Relationship Management) ayuda a centralizar la información de los pacientes, automatizar tareas y fortalecer la relación con ellos.
Sin embargo, un CRM tradicional no siempre cubre todas las necesidades específicas de una clínica dental.
Aquí es donde entra Akeito, un software de gestión especializado en clínicas dentales que incorpora muchas de las funciones clave de un CRM, pero con herramientas diseñadas para optimizar todos los aspectos de tu práctica.
Con Akeito, puedes gestionar citas, automatizar recordatorios, mejorar la comunicación con los pacientes y optimizar la facturación, todo desde una única plataforma intuitiva.
En este artículo, explicaremos cómo un CRM y un software como Akeito pueden transformar la administración de tu clínica dental, ayudándote a ofrecer un servicio más eficiente y a mejorar la fidelización de pacientes.
Top 10 mejores software CRM dental
Contar con un software CRM dental puede transformar por completo la relación entre una clínica y sus pacientes.
Estas herramientas permiten gestionar la comunicación, el seguimiento y la fidelización de forma centralizada y automatizada.
A continuación, presentamos una selección de los 10 mejores CRM para clínicas dentales, valorando su utilidad, funcionalidades y facilidad de uso.
1. Akeito
Akeito no es únicamente un CRM, pero integra de forma nativa funcionalidades de Customer Relationship Management especialmente pensadas para clínicas dentales.
Su enfoque combina la gestión operativa con herramientas de marketing automatizado, facilitando la fidelización de clientes.
Gracias a su sistema de recepción online 24/7, Akeito registra todos los contactos e interacciones sin intervención manual.
Además, permite enviar recordatorios automáticos, avisos personalizados y campañas enfocadas en la captación de primeras visitas, todo desde una interfaz simple y accesible. simple y accesible.
Su módulo de gestión clínica está conectado con la historia clínica del paciente, lo que facilita una comunicación más precisa y ajustada al tratamiento.
Esto mejora la fidelización y aumenta la tasa de retorno.
Akeito destaca por ofrecer una solución integral: gestiona citas, tratamientos odontológicos, pagos y marketing en un solo lugar.
Y lo más importante, lo hace con una interfaz adaptada a las necesidades del día a día en el entorno odontológico.
5 Funciones CRM destacadas de Akeito:
- Automatización de mensajes y recordatorios
- Segmentación de pacientes por comportamiento
- Campañas de marketing orientadas a nuevas visitas
- Registro de interacciones y seguimiento clínico-comercial
- Panel unificado con métricas clave
2. Dentsply Sirona Cloud CRM
Dentsply Sirona Cloud CRM es una solución reconocida que combina el poder del CRM con herramientas avanzadas de análisis clínico.
Su propuesta está enfocada a clínicas que buscan integrar el marketing con la gestión técnica.
El sistema permite seguir el ciclo completo del paciente, desde el primer contacto hasta la última cita.
Ofrece herramientas para medir la satisfacción del paciente y automatizar campañas de retención.
Funciones clave:
- Gestión centralizada de pacientes
- Encuestas post-consulta automatizadas
- Análisis de fidelidad y abandono
- Segmentación avanzada
3. Dentrix Ascend
Dentrix Ascend incorpora un módulo CRM que ayuda a las clínicas a construir relaciones duraderas con los pacientes. Está pensado para centros de tamaño medio y grande que necesitan coordinar múltiples contactos.
La plataforma permite enviar recordatorios, promociones y encuestas, y ofrece reportes visuales para entender mejor los hábitos de los pacientes.
Funciones clave:
- Mensajería personalizada por paciente
- Seguimiento de tratamientos y recomendaciones
- Gestión de campañas por correo electrónico
- Reportes detallados de respuesta
4. Doctible
Doctible es una herramienta orientada a mejorar la relación con el paciente a través de una interfaz amigable y muy enfocada en la experiencia del usuario. Es ideal para clínicas pequeñas o medianas que quieren profesionalizar su comunicación.
Su CRM incluye calificaciones automáticas post-visita, recordatorios inteligentes y herramientas de mensajería directa.
Funciones clave:
- Solicitud de reseñas tras cada cita
- Portal de mensajería para pacientes
- Alertas de seguimiento para personal clínico
- Informes de retención de pacientes
5. NexHealth
NexHealth es un CRM dental basado en la nube que destaca por su capacidad de integración con múltiples softwares clínicos. Su mayor fortaleza es la sincronización en tiempo real de los datos del paciente.
Además, automatiza respuestas a no-shows, reprogramaciones y campañas de recuperación de pacientes inactivos, lo que mejora significativamente la fidelización.
Funciones clave:
- Integración en tiempo real con otros sistemas
- Automatización de respuestas y recordatorios
- Campañas reactivas para pacientes inactivos
- Seguimiento post-tratamiento automatizado
6. Open Dental
Open Dental es un software ampliamente usado en clínicas dentales de todo el mundo. Aunque no es un CRM puro, permite agregar módulos y funciones personalizadas para la gestión de relaciones con pacientes.
Es una opción atractiva para quienes buscan una solución flexible, ya que su sistema de código abierto permite desarrollar integraciones específicas con herramientas CRM externas o funciones propias.
Funciones clave:
- Registro completo del historial de pacientes
- Personalización de formularios y comunicaciones
- Automatización de recordatorios
- Integración con plataformas de marketing dental
7. Curve Dental
Curve Dental ofrece un enfoque integral en la nube con funcionalidades CRM bien desarrolladas. Se centra en automatizar la comunicación con los pacientes y ofrecer herramientas que ayudan a mejorar la retención.
Su sistema está diseñado para clínicas que desean una solución moderna, con una interfaz limpia y reportes fáciles de entender.
Funciones clave:
- Notificaciones automáticas por correo o SMS
- Historial de comunicación con cada paciente
- Seguimiento de citas y tratamientos
- Reportes de comportamiento de pacientes
8. CareStack
CareStack combina funciones clínicas y CRM en una misma plataforma todo en uno. Está pensado para clínicas que necesitan un alto nivel de integración y seguimiento personalizado.
Permite configurar campañas de marketing automatizadas, alertas personalizadas y análisis de comportamiento de pacientes, todo desde una sola interfaz.
Funciones clave:
- Campañas de email y SMS personalizadas
- Registro de actividades y visitas del paciente
- Panel de métricas de retención
- Integración con redes sociales y Google Reviews
9. Solutionreach
Solutionreach es una herramienta especializada en comunicación y experiencia del paciente, perfecta para clínicas dentales que buscan mejorar la interacción continua.
Ofrece funciones como encuestas post-visita, envío masivo de mensajes y automatización de campañas de seguimiento.
Funciones clave:
- Comunicación automatizada por múltiples canales
- Encuestas de satisfacción
- Segmentación y targeting de pacientes
- Calendario interactivo de seguimiento
10. PatientPop
PatientPop es una solución centrada en el marketing y la captación de pacientes, pero incorpora funciones propias de un CRM dental. Es ideal para clínicas que desean aumentar su visibilidad online y convertir visitas en clientes leales.
Su enfoque está más orientado al crecimiento, con herramientas para manejar desde reseñas hasta campañas de posicionamiento.
Funciones clave:
- Captación de pacientes desde buscadores
- Gestión de reseñas y reputación online
- Automatización de mensajes personalizados
- Panel de conversión y análisis de rendimiento
Cómo aprovechar al máximo un software CRM dental en tu clínica
Adoptar un software CRM dental no es solo una cuestión tecnológica: es una estrategia para mejorar la calidad del servicio, fidelizar pacientes y aumentar la rentabilidad de tu clínica. A continuación, te explicamos cómo sacarle el máximo partido a esta herramienta.
Centraliza toda la información del paciente
Un CRM dental permite tener todos los datos del paciente en un solo lugar, accesibles para el equipo desde cualquier dispositivo.
Esto incluye su historial clínico, citas anteriores, preferencias de comunicación, tratamientos pendientes y observaciones del profesional, incluso si se usan protocolos en una clínica dental para una mejor organización.
Esta centralización elimina la duplicidad de datos, los errores manuales y las búsquedas innecesarias, facilitando una atención continua y personalizada.
Automatiza la comunicación y reduce las ausencias
Los recordatorios automáticos de citas, los mensajes de confirmación y las alertas personalizadas son algunas de las funciones más valiosas de un CRM.
Estas herramientas reducen el ausentismo, optimizan la agenda diaria y mejoran la puntualidad de los pacientes.
Además, permiten mantener una comunicación activa, sin requerir tiempo extra del personal.
Puedes configurar mensajes por SMS, correo electrónico o WhatsApp, con el tono y frecuencia que prefieras.
Mejora la experiencia del paciente desde el primer contacto
El CRM actúa desde el momento en que una persona solicita información o agenda una cita por primera vez.
Gracias al seguimiento automatizado, puedes acompañar cada paso del paciente con mensajes relevantes que generan confianza y profesionalismo.
Además, puedes registrar notas sobre intereses o aparatos dentales que mencionó, y usarlas luego para ofrecer un servicio más personalizado.
Esto genera una experiencia fluida que comienza antes de la visita y continúa incluso después del tratamiento.
Segmenta y personaliza tus campañas
Una de las grandes ventajas del CRM es su capacidad para crear segmentos de pacientes según su comportamiento o historial.
Por ejemplo, puedes identificar:
- Pacientes que no han vuelto en más de 6 meses
- Pacientes que solo hicieron la primera visita
- Pacientes que completaron un tratamiento pero no agendaron revisión
Con esa segmentación, puedes diseñar campañas específicas para cada grupo: promociones, recordatorios, revisiones anuales, encuestas o invitaciones a tratamientos estéticos.
Esto aumenta la tasa de conversión y mejora la fidelización, con comunicaciones que realmente interesan al paciente.
Activa campañas de marketing automatizado
Con un CRM dental moderno, puedes configurar flujos de automatización para captar, retener y reactivar pacientes.
Por ejemplo:
- Un paciente pide información desde tu web → recibe un correo de bienvenida
- No agenda cita en 3 días → recibe un recordatorio amigable
- Agendó cita pero no asistió → se envía encuesta y reprogramación automática
- Terminó tratamiento → se activa campaña de seguimiento y testimonios
Este tipo de automatización ahorra tiempo al personal administrativo y asegura una atención constante sin esfuerzo manual.
Analiza datos en tiempo real para tomar decisiones
El CRM no solo organiza pacientes: también proporciona métricas clave para evaluar el rendimiento de la clínica.
Puedes visualizar:
- Número de citas confirmadas vs canceladas
- Porcentaje de ausencias
- Ingresos por tipo de tratamiento
- Tasa de conversión de presupuestos
- Nivel de retención de pacientes por mes
Con esta información, puedes detectar cuellos de botella, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones basadas en datos reales, no suposiciones.
Fortalece la fidelización a largo plazo
Cuando un paciente se siente escuchado, recordado y bien atendido, es más probable que vuelva y recomiende tu clínica.
El CRM te ayuda a construir relaciones duraderas con acciones simples pero efectivas:
- Felicitaciones en fechas especiales
- Mensajes de seguimiento post-tratamiento
- Recordatorios de revisiones preventivas
- Encuestas de satisfacción para mejorar servicios
Estas acciones, automatizadas desde el CRM, fortalecen la confianza y aumentan el valor percibido del servicio.
Optimiza el trabajo del equipo administrativo
No solo mejora la relación con el paciente: también facilita el trabajo diario del equipo interno.
Con tareas como:
- Confirmación de citas automatizada
- Acceso rápido a fichas clínicas
- Historial de comunicación con cada paciente
- Registro de pagos pendientes o próximos
El personal dedica menos tiempo a tareas repetitivas y más a brindar atención humana y eficiente.
Cómo un CRM transforma la gestión de tu clínica dental en 6 pasos
Implementar un CRM o un software especializado como Akeito puede mejorar significativamente la eficiencia de tu clínica, optimizando cada área de trabajo.
1. Organización eficiente de pacientes y citas
Un sistema de gestión permite asignar citas de manera rápida, evitar solapamientos y reducir cancelaciones.
Con un software de citas online como Akeito, puedes automatizar recordatorios y gestionar listas de espera, asegurando una mejor planificación.
2. Automatización de tareas administrativas
La administración manual consume tiempo y recursos.
Un CRM o un software de gestión como Akeito ayuda a automatizar facturación, control de pagos y gestión de documentos, reduciendo la carga de trabajo del equipo.
3. Mejora en la comunicación con los pacientes
Un CRM facilita el contacto con los pacientes a través de recordatorios automatizados, mensajes personalizados y seguimiento de tratamientos.
Con Akeito, puedes gestionar citas, presupuestos y consultas, ofreciendo una atención más cercana y eficiente.
Además, su funcionalidad de gestión de presupuestos ayuda a que los pacientes acepten el tratamiento con mayor facilidad, facilitando el proceso de decisión.
4. Generación de informes estratégicos
Analizar datos es clave para la toma de decisiones. Un CRM permite generar informes sobre citas, ingresos y fidelización de pacientes.
Akeito te proporciona estadísticas detalladas para mejorar la rentabilidad de tu clínica.
5. Fidelización y captación de pacientes
Un buen seguimiento del paciente mejora su experiencia y fomenta la fidelización.
Con Akeito, puedes automatizar recordatorios de revisiones, gestionar programas de fidelización y mejorar la comunicación, aumentando la retención de pacientes.
6. Integración con herramientas digitales de gestión
Akeito no solo incorpora funciones propias de un CRM, sino que también se integra con otras herramientas digitales para facilitar la contabilidad, la gestión de stock y la facturación, convirtiéndose en una solución completa para clínicas dentales.
Estrategias para mejorar la fidelización con un software CRM dental
Conoce a tus pacientes más allá de la clínica
Un buen CRM no solo almacena información médica: también permite registrar preferencias, hábitos de visita y comportamiento en campañas anteriores.
Segmentar a los pacientes según su perfil facilita una comunicación más cercana y personalizada.
Con herramientas como Akeito, puedes programar recordatorios automáticos, enviar mensajes adaptados al tipo de tratamiento y gestionar seguimientos más efectivos.
Automatiza campañas de seguimiento post-tratamiento
Una vez que un paciente termina su tratamiento, es clave mantenerse en contacto.
El CRM permite automatizar mensajes de seguimiento, solicitar reseñas o recordar revisiones periódicas.
Este tipo de acciones mejora la retención a largo plazo y fortalece la relación entre clínica y paciente.
Lanza campañas específicas para pacientes inactivos
¿Tienes pacientes que no han vuelto en meses? Un software CRM dental te permite identificarlos fácilmente y crear campañas para reactivarlos.
Puedes ofrecer promociones personalizadas, enviar encuestas breves o incluso recordar la importancia de los controles preventivos.
La reactivación automatizada puede aumentar considerablemente la recurrencia en la consulta.
Potencia tu programa de fidelización
El CRM también puede ayudarte a diseñar y automatizar programas de fidelización.
Ya sea mediante puntos, descuentos en futuras visitas o mensajes de agradecimiento, lo importante es que cada paciente se sienta valorado.
Estas pequeñas acciones, bien gestionadas, generan un impacto positivo en la percepción del servicio, y permiten que la clínica avance hacia el uso de inteligencia artificial y otras herramientas emergentes.
Cómo elegir el mejor CRM dental para tu clínica
Evalúa las necesidades específicas de tu equipo
Antes de comparar proveedores, define qué procesos necesitas digitalizar: ¿Citas? ¿Campañas? ¿Gestión de pagos?
No todos los CRM ofrecen lo mismo, y en el sector dental, las funcionalidades clínicas deben estar integradas con las comerciales.
Verifica la facilidad de uso y la curva de aprendizaje
Un buen CRM no debe complicar el día a día de tu equipo.
Busca una interfaz intuitiva, con soporte en tu idioma y posibilidad de obtener ayuda rápida si es necesario.
En herramientas como Akeito, el aprendizaje es casi inmediato gracias a su diseño accesible.
Asegúrate del cumplimiento legal y la protección de datos
Es fundamental que el sistema cumpla con la normativa vigente, como la LOPDGDD o el RGPD.
Un buen CRM debe ofrecer cifrado, control de accesos y almacenamiento seguro en la nube.
Considera la escalabilidad y compatibilidad
¿Tu clínica está creciendo? Elige un CRM que se pueda adaptar a más usuarios, especialidades o sedes.
También es clave que pueda integrarse con otros sistemas que ya usas: radiología, contabilidad o gestión de stock.
¿Por qué deberías usar un CRM en tu clínica dental?
La gestión de una clínica dental implica organizar citas, gestionar historiales, coordinar pagos y fidelizar pacientes.
Sin un sistema eficiente, estos procesos pueden volverse caóticos y afectar la calidad del servicio.
Un CRM (Customer Relationship Management) ayuda a optimizar la administración, mejorar la relación con los pacientes y facilitar el día a día del equipo odontológico. Sin embargo, en el sector dental, un CRM tradicional puede quedarse corto.
Por eso, existen soluciones especializadas como Akeito, un software de gestión diseñado para clínicas dentales, que integra muchas funciones propias de un CRM, pero adaptadas a las necesidades específicas de tu clínica.
Entendiendo los CRM: lo que necesitas saber
Un CRM es una herramienta que permite gestionar la relación con los pacientes, organizando su información y automatizando procesos clave.
Su objetivo es mejorar la eficiencia de la clínica y la experiencia del paciente.
En el ámbito odontológico, contar con un CRM o un software especializado como Akeito puede marcar la diferencia en la organización, fidelización y optimización de los servicios.
¿Qué es un CRM y cómo funciona?
Un CRM centraliza toda la información del paciente en una única plataforma.
Permite registrar historiales, programar citas, automatizar recordatorios y analizar datos, mejorando la gestión interna de la clínica.
Con Akeito, además de estas funciones, puedes gestionar pagos, optimizar la contabilidad y automatizar procesos administrativos, facilitando el trabajo del equipo y mejorando la experiencia del paciente.
¿Por qué los CRM son clave en el sector dental?
En una clínica dental, la comunicación con los pacientes y la organización de citas son fundamentales.
Un CRM ayuda a automatizar estos procesos, evitando cancelaciones, mejorando la fidelización y optimizando la gestión diaria.
Akeito va un paso más allá, ofreciendo herramientas especializadas para clínicas dentales, como control de stock, facturación integrada y gestión de presupuestos, facilitando una administración completa.
3 desafíos al implementar un CRM en una clínica dental
Adoptar un CRM o un software de gestión como Akeito puede transformar la administración de tu clínica, pero también implica ciertos desafíos.
Capacitar al equipo, evaluar costos y garantizar la seguridad de los datos son aspectos clave para una implementación exitosa.
Superar estos retos te permitirá aprovechar al máximo las ventajas de un sistema de gestión especializado, mejorando la eficiencia y la experiencia del paciente.
1. Capacitación del personal y adaptación tecnológica
La introducción de un nuevo sistema de gestión requiere formación y adaptación.
Es fundamental que todo el equipo comprenda cómo funciona el software para utilizarlo de manera eficiente.
Con Akeito, la transición es más sencilla gracias a su interfaz intuitiva y soporte especializado, lo que permite a tu equipo adaptarse rápidamente sin afectar el ritmo de trabajo de la clínica.
2. Evaluación del costo y retorno de inversión
Implementar un CRM o un software de gestión especializado supone una inversión inicial.
Sin embargo, los beneficios a largo plazo, como la optimización de procesos y la mejora en la fidelización de pacientes, hacen que sea una decisión rentable.
Akeito te ayuda a reducir costes operativos, automatizando tareas administrativas y mejorando la organización, lo que se traduce en una mayor eficiencia y rentabilidad para tu clínica.
3. Protección de datos y cumplimiento normativo
El manejo de información sensible, como los historiales clínicos de los pacientes, exige altos estándares de seguridad y cumplimiento normativo.
Es esencial que el sistema cumpla con la normativa de protección de datos vigente.
Akeito está diseñado para garantizar la seguridad de la información, ofreciendo almacenamiento en la nube con cifrado y acceso restringido, asegurando que los datos de tus pacientes estén siempre protegidos.
Opiniones y experiencias de expertos en CRM para clínicas dentales
Muchos especialistas en gestión clínica destacan que un CRM o un software especializado permite una administración más eficiente y mejora la experiencia del paciente.
Los expertos coinciden en que herramientas como Akeito facilitan la organización, automatizan tareas y optimizan la comunicación, lo que ayuda a las clínicas a ofrecer un servicio más profesional y personalizado.
Casos de éxito: clínicas que optimizaron su gestión con un CRM
Numerosas clínicas han logrado mejorar su eficiencia y aumentar su número de pacientes tras implementar un sistema de gestión adecuado.
La automatización de procesos y la mejor organización han sido clave en su crecimiento.
Con Akeito, muchas clínicas han reducido cancelaciones, optimizado la gestión de pagos y mejorado la relación con sus pacientes, lo que se traduce en un servicio más eficaz y rentable.
Estrategias recomendadas para maximizar el uso de un CRM
Para aprovechar al máximo un CRM o software de gestión dental, es importante definir objetivos claros, capacitar al equipo y personalizar las funcionalidades según las necesidades de la clínica.
Akeito ofrece herramientas adaptadas a cada clínica, permitiéndote automatizar procesos, optimizar la comunicación y mejorar la experiencia del paciente, asegurando una gestión más eficiente y efectiva.
Akeito: la solución ideal para la gestión de clínicas dentales
Si buscas una forma eficaz de optimizar la administración de tu clínica dental, necesitas una herramienta que se adapte a tus necesidades.
Aunque los CRM tradicionales pueden ser útiles, no siempre están diseñados para el sector odontológico, donde las especialidades odontológicas requieren soluciones específicas.
Akeito es un software de gestión especializado en clínicas dentales, que incorpora muchas funciones propias de un CRM, integrando también características propias de software odontológicos.
Con Akeito, puedes gestionar citas, automatizar recordatorios, controlar pagos y mejorar la comunicación con tus pacientes, todo desde una plataforma intuitiva y fácil de usar.
¿Cómo un CRM puede revolucionar la gestión de tu clínica dental?
Implementar un CRM o un software de gestión especializado transforma la forma en que administras tu clínica.
Te permite organizar mejor la información, automatizar tareas y mejorar la experiencia del paciente.
Gracias a herramientas como Akeito, puedes reducir cancelaciones, optimizar la facturación y garantizar un seguimiento más efectivo de cada tratamiento, mejorando tanto la eficiencia como la rentabilidad de tu clínica.
Funciones clave que debe tener un buen software CRM dental
Elegir un CRM adecuado para tu clínica dental no solo se trata de tener una base de datos organizada.
Lo realmente importante es que cuente con herramientas útiles que impacten directamente en tu operativa diaria y en la experiencia del paciente.
A continuación, se describen las funciones imprescindibles que debería incluir cualquier buen software CRM dental.
Gestión de contactos centralizada
Toda la información relevante de cada paciente debe estar en un solo lugar: datos personales, historial clínico, citas agendadas, tratamientos realizados, preferencias y notas de seguimiento.
Esto permite ofrecer una atención continua y personalizada, mejorando la relación con cada paciente desde el primer contacto, y optimizando la satisfacción de clientes.
Recordatorios automáticos y confirmación de citas
Los mejores CRM envían mensajes automáticos de recordatorio por SMS, email o WhatsApp, reduciendo el ausentismo y optimizando el tiempo del equipo administrativo.
También facilitan la confirmación o reprogramación de citas con un solo clic, lo que agiliza la agenda y mejora la puntualidad.
Seguimiento de tratamientos y revisiones
Una funcionalidad clave es poder programar revisiones futuras, enviar alertas personalizadas y gestionar seguimientos posoperatorios o preventivos.
Esto incrementa la retención a largo plazo y mejora la percepción del paciente sobre el profesionalismo de la clínica.
Campañas de marketing segmentadas
Un CRM dental eficaz permite filtrar pacientes según su comportamiento (como ausencia prolongada o tratamientos completados) y lanzar campañas dirigidas a cada grupo.
Este tipo de marketing personalizado aumenta la tasa de retorno y permite captar nuevas oportunidades de negocio.
Integración con otros sistemas
Es importante que el CRM se integre con otras plataformas que ya uses: software de gestión, facturación, radiografías o pagos online.
Una integración fluida evita duplicación de tareas y centraliza toda la gestión de la clínica en un solo entorno.
5 Errores comunes al implementar un software CRM dental (y cómo evitarlos)
La implementación de un CRM puede transformar la gestión de tu clínica... o convertirse en un problema si no se hace correctamente.
Aquí te mostramos los errores más habituales y cómo prevenirlos desde el principio.
1. Elegir un CRM no específico para clínicas dentales
Muchos centros optan por CRMs generalistas que no incluyen funcionalidades clínicas como seguimiento de tratamientos o alertas sanitarias.
Esto termina generando complicaciones, integraciones forzadas y pérdida de eficiencia.
Además, es fundamental considerar la infraestructura tecnológica de la clínica, incluyendo el hardware odontológico necesario para que el software funcione con fluidez.
2. No formar al equipo adecuadamente
La herramienta puede ser muy completa, pero si tu equipo no sabe cómo utilizarla correctamente, no se le sacará el máximo provecho.
Dedica tiempo a una capacitación inicial y soporte continuo. El éxito del CRM depende de cómo lo utilicen en el día a día.
3. Subestimar la importancia del soporte técnico
Uno de los errores más comunes es no comprobar si el proveedor ofrece soporte rápido y en tu idioma.
Ante cualquier problema, necesitas una respuesta ágil que no afecte la operativa de tu clínica.
Prioriza proveedores que ofrezcan atención personalizada y canales de contacto eficientes.
4. No aprovechar las funciones de automatización
Muchos profesionales solo usan el CRM como una agenda digital, dejando de lado funcionalidades como:
- Recordatorios automáticos
- Campañas de recuperación de pacientes
- Seguimiento post-tratamiento
- Segmentación inteligente
Aprovechar estas herramientas marca la diferencia entre tener un CRM pasivo o uno que impulsa tu crecimiento.
5. No revisar los datos ni analizar resultados
El CRM ofrece métricas valiosas: tasa de asistencia, citas canceladas, conversión de presupuestos o ingresos mensuales.
Ignorar estos datos es perder oportunidades de mejora.
Dedica tiempo regularmente a revisar estos informes para tomar decisiones basadas en información real y no en suposiciones.
Preguntas Frecuentes (FAQs)
¿Es difícil implementar un CRM en una clínica dental?
No, siempre que se elija una herramienta adecuada y diseñada para el sector odontológico. Akeito, por ejemplo, está desarrollado pensando en la facilidad de uso.
Su interfaz intuitiva permite que cualquier miembro del equipo pueda aprender a utilizarlo sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados.
La implementación se puede hacer de forma progresiva, y muchas plataformas incluyen soporte técnico y formación personalizada, lo que reduce la curva de aprendizaje y evita interrupciones en la operativa diaria.
¿Cuánto cuesta un CRM para clínicas dentales?
El precio varía según las funcionalidades, el tamaño de la clínica y el modelo de servicio (mensual, anual o personalizado).
Algunos sistemas ofrecen versiones básicas con funciones limitadas, mientras que otros, como Akeito, proponen planes flexibles adaptados a las necesidades de cada clínica.
También es importante destacar que la integración con otras especialidades médicas puede mejorar la continuidad del tratamiento en clínicas multidisciplinares.
A largo plazo, la inversión en un CRM se traduce en ahorro de tiempo, mayor fidelización de pacientes y mejor control administrativo.
¿Un CRM realmente mejora la atención al paciente?
Sí. Un CRM dental está diseñado para fortalecer la relación con los pacientes.
Automatiza tareas como el envío de recordatorios, actualizaciones sobre tratamientos o solicitudes de confirmación, reduciendo olvidos y mejorando la asistencia.
También permite registrar preferencias, historial y comunicaciones anteriores, lo que hace posible una atención más personalizada.
Esto mejora la confianza del paciente, aumenta la tasa de retorno y refuerza la imagen profesional de la clínica.
¿Qué tipo de datos maneja un CRM en el sector dental?
Un software CRM dental gestiona información clave como:
- Datos personales y de contacto del paciente
- Historiales clínicos y evolución de tratamientos
- Citas pasadas y futuras
- Pagos realizados y pendientes
- Preferencias de comunicación
- Notas de seguimiento o comentarios del profesional
Es fundamental que el CRM cumpla con las normativas de protección de datos, como el RGPD, garantizando la seguridad y confidencialidad de la información médica.
¿Cuánto tiempo toma ver resultados tras implementar un CRM?
Los resultados pueden comenzar a notarse en pocas semanas. Clínicas que han integrado Akeito han reportado mejoras inmediatas en la organización de agendas, reducción de inasistencias y mayor eficacia en la comunicación con pacientes.
Además, a medida que se recopila más información, se optimizan campañas de fidelización y se automatizan procesos rutinarios, lo que permite dedicar más tiempo a la atención clínica y menos a la gestión operativa.
¿Qué diferencia hay entre un software CRM dental y uno general?
Un software CRM dental está diseñado específicamente para clínicas odontológicas, integrando funciones como gestión de citas, historial clínico y recordatorios de tratamiento.
Un CRM general, en cambio, no incluye estos módulos clínicos, por lo que requiere adaptaciones o integraciones externas para ser útil en el ámbito dental.
¿Un CRM dental puede integrarse con otros sistemas de gestión clínica?
Sí, muchos CRM dentales permiten integrarse con softwares de gestión clínica, radiología o contabilidad.
Esta conectividad mejora la operatividad de la clínica al unificar datos en una sola plataforma, evitando duplicidades y errores de registro.
¿Qué funcionalidades CRM incluye Akeito?
Akeito incorpora funcionalidades propias de un CRM como el envío automático de recordatorios, seguimiento de pacientes, segmentación por comportamiento y campañas de marketing orientadas a primeras visitas.
Todo está integrado en su sistema de gestión dental, facilitando una atención más cercana y personalizada.
¿Es seguro utilizar un software CRM dental en la nube?
Sí, siempre que el proveedor cumpla con normativas de protección de datos como el RGPD.
Los mejores CRM dentales en la nube utilizan cifrado avanzado, acceso controlado y almacenamiento seguro para proteger la información clínica y personal de los pacientes.
¿Qué tamaño de clínica necesita un software CRM dental?
Un software CRM dental es útil tanto para clínicas pequeñas como para cadenas con múltiples sedes.
La mayoría de sistemas son escalables, por lo que puedes empezar con funciones básicas y ampliar según crezcan tus necesidades de gestión y fidelización.
